Marketlerde Stok Sayımı Nasıl ve Ne Zaman Yapılır?

Marketler her gün trafiği olan, onlarca ürünün girişinin aynı zamanda çıkışının da olduğu hızlı bir sektördür. Bu kadar fazla girdi ve çıktının olduğu bir işletmenin sağlıklı işlemesi için sayım, vazgeçilmez bir aksiyondur.

Bu yazıda, marketlerde stok sayımına dair en merak edilen soruları yanıtlıyoruz.

Marketlerde Stok Sayımı Nedir?

Stok sayımı, bir kontrol mekanizmasıdır. Ama sadece ürünleri fiziksel olarak saymak değil, işletmenin kar ve zarar oranını en net gösteren bir operasyondur. Rafla sistemin aynı dili konuşması gerekir. Eğer konuşmuyorsa, burada hem zaman hem para kaybediliyor demektir.
Marketlerde stok sayımı;
– Gerçek ve ölçülebilir veri oluşturur,
– Kaybı önceden tespit eder,
– Yatırım yapılması gereken ürünleri net olarak gösterir.

Ve müşteri memnuniyetinin temel taşıdır.

Marketlerde Sayım Ne Zaman Yapılır?

– Ay sonlarında,
– Kampanya öncesinde,
– Yıl sonu envanter döneminde,
– Şüpheli kayıt veya hareketlerde,
– Devir süreçlerinde,
– Depo veya reyon yeniden düzenlenmeden hemen önce,

Özellikle yıl sonu dönemlerinde marketlerde stok sayımı büyük önem taşır. Sayım sonucunda fark tespit edilmesi durumunda, kayıtlı envanterin fiili envanter seviyesine uyumlu hale getirilmesi gerekir. Detaylı bilgi için linki tıklayabilirsiniz.

Stok sayımı, kriz anında yapılan bir düzeltme çalışması değildir. Önleyici bir aksiyondur. Stok sayımının nasıl yapılması gerektiğinde hakkında daha detaylı bilgi almak isterseniz blog yazımız ” Stok Sayımı Nedir ve Neden Önemlidir? ” linkini ziyaret edebilirsiniz.

Marketlerde Sayım Süreci Nasıl İşler?

1. Planlama

Sayım sürecine başlamadan önce hangi alanlarda sayım yapılacağı belirlenmeli, ürün listeleri güncellenmeli ve el terminallerinin eksiksiz ve çalışır durumda olduğundan emin olunmalıdır. Ayrıca bilgi işlem ve muhasebe departmanlarının sürece aktif olarak dahil olması, olası teknik veya veri kaynaklı sorunların hızlıca çözülmesi açısından kritik öneme sahiptir.

2. Sayım

Sayım sırasında barkodlu ürünler için hızlı sayım teknolojileri kullanılır; bu sayede hem zaman tasarrufu sağlanır hem de hata oranı düşürülür. Barkodsuz ürünler ise manuel olarak sayılır ve kayıt altına alınır. Sayım sonucunda eksik ya da fazla olduğu tespit edilen ürünler özel olarak belgelenir; bu farklılıklar daha sonra analiz edilerek gerekli düzeltmeler yapılır. Tanımsız, yani sistemde karşılığı bulunmayan ürünler ise ayrıca not edilerek ilgili birimlere bildirilir.

3. Karşılaştırma ve Kontrol

Sayım tamamlandıktan sonra elde edilen veriler, sistemsel kayıtlarla karşılaştırılır. Bu eşleştirme sonucunda ortaya çıkan farklar detaylı şekilde analiz edilir. Analiz bulgularına göre eksik ya da fazla stok bilgileri tespit edilir ve envanterdeki dengesizliklerin giderilmesine yönelik iyileştirme önerileri geliştirilir.

4. Raporlama

Sayım sonuçları, yönetime ya da bilgi işlemden sorumlu ilgili departmana raporlanır. Eğer tespit edilen farklılıklar ciddi düzeydeyse, tekrar sayım süreci vakit kaybetmeden planlanmalıdır. Ayrıca, önceki market sayım verileriyle karşılaştırma yapabilmek ve stok hareketlerini daha sağlıklı analiz edebilmek için bir sonraki sayım tarihi de bu aşamada belirlenir. Çünkü iyi bir sayım, sadece ürünleri saymak değil; veriyi yönetilebilir ve anlamlı hale getirmek demektir.

Stok Sayımı Neden Bu Kadar Kritik?

Çünkü hatalı stok bilgisi, doğrudan hatalı kararlara yol açar. Depodaki ürünlerin güncel durumu hakkında net bir veri yoksa; yanlış fiyattan kampanya yapma riski doğar, müşteri rafta aradığı ürünü bulamaz, elde kalan fazla ürünler israfa neden olur ve eksi stoklar ciddi maliyetler yaratır. Bu nedenle doğru ve düzenli yapılan bir stok sayımı, yalnızca operasyonel düzeni değil; pazarlama stratejilerinden bütçe planlamasına kadar işletmenin tüm karar süreçlerini olumlu yönde etkiler.

Sayımı Kim Yapmalı?

İşletme içindeki ekip, ürünleri tanır; doğru. Ama profesyonel dış destekle bu sürecin verimliliği ve doğruluğu 3 kat artabilir.

Dış kaynak: Özellikle geniş ürün gamı, kısa zaman dilimi ve yüksek doğruluk gerektiren durumlarda önerilir.
İç kaynak: Yeterli planlama ve eğitim varsa kısa vadede işe yarar.

Stok Sayım Merkezi, marketler için barkodlu/barkodsuz sayımda uzmanlaşmış bir ekip sunar.

Tekrar Sayım Ne Zaman Gerekir?

Bazı durumlar vardır ki bir sayım yeterli gelmez:

• Yüksek değerli ürünlerde fark oluştuysa,
• İlk sayım sırasında süreç karıştıysa,
• Farklar sistemsel bir hataya işaret ediyorsa

Bu durumda tekrar sayım hem kontrol hem güven unsuru haline gelir.

 Sayımda En Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

– Etiket eksiklikleri giderilmeden sayım yapılması,
– Deponun ya da mağazanın sayıma hazırlanmamış olması,
– Sayım sırasında satışın devam etmesi,
– Rafların karışık bırakılması,
Tüm maddeler sayımdan hemen önce kontrol edilmeli ve herşey sayıma uygun planlanmalıdır. Sayım sürecinin hatasız ilerlemesi için ön hazırlıkların yapılması oldukça önemlidir.

Sayım Hizmeti Almanın Avantajları

Profesyonel destekle yapılan market stok sayımı, sürecin çok daha kısa sürede ve minimum hatayla tamamlanmasını sağlar. Uzman ekipler sayesinde veriler daha doğru şekilde toplanır, analiz edilir ve sonuçlar açık, anlaşılır raporlar halinde sunulur. Böylece işletmeler yalnızca zamandan değil, aynı zamanda operasyonel maliyetlerden de tasarruf eder. Unutmamak gerekir ki stok sayımı sadece fiziksel bir işlem değil; stratejik bir yönetim sürecidir. Stok Sayım Merkezi, bu süreci sizin için daha sade, güvenli ve sürdürülebilir hale getirir.

SIK SORULAN SORULAR

Eksi stok ne demektir? Sistemde görünen ama fiziken olmayan ürüdür. Giriş-çıkış hatası olabilir.
Sayım fazlası nedir? Fizikselde var ama sistemde gözükmüyor. Genellikle kayıt eksikliğinden kaynaklanır.
Sayım hesabı nasıl yapılır? Sayım sonucu – sistem kaydı = stok farkı.

Stok sayımı; günlük iş akışının değil, stratejik yönetimin bir parçasıdır. Eğer sayımı doğru yaparsanız sadece sisteminizi değil, maliyet doğruluğunu da sağlarsınız.

Unutmayın: Eksik sayım, eksik kârdır. Fazla stok ise gizli zarardır.

Bu süreci sizin için kolaylaştırmak isterseniz, Stok Sayım Merkezi her zaman yanınızda.