Stok Sayımında Yapılan 6 Yaygın Hata ve Önlemi

Stok sayımı, işletmelerin sağlıklı kararlar alabilmesi için temel bir süreçtir. Ancak bu süreçte yapılan hatalar, sadece veri kalitesini değil; müşteri memnuniyetini ve kârlılığı da doğrudan etkiler.

İşletmelerin doğru kararlar alabilmesi ve mali kontrolünü sağlayabilmesi için kritik bir süreçtir.
Bu süreç hakkında detaylı bilgi almak için TÜRMOB Envanter ve Değerleme Rehberi sayfasına göz atabilirsiniz.

Bu yazıda stok sayımında yapılan 6 kritik hatayı açıklıyor ve bunlardan nasıl kaçınacağınızı anlatıyoruz.

1 – Sayıma Plansız ve Hazırlıksız Başlamak

Sayım günü geldiğinde plan yapılmamışsa kaos kaçınılmazdır. Ürün grupları, personel görevleri ve zamanlamalar net olmalıdır. Sayım yapılacak olan lokasyon önceden hazırlanmalı, sistem ya da işletme satışa kapatılmalıdır. Trafiği yüksek mağazalar için sayımın gece yapılması daha doğru sonuçlar verecektir.
Ayrıca işletmenin bilgi işlem departmanı sayımdan haberdar olmalı ve çalışmalarını buna göre düzenlemelidir.

Düzenli sayım planı oluşturmak için stok sayımı hizmetimize göz atabilirsiniz.

2 – Sayım Ekiplerinin Eğitimli Olmaması

Hangi ürünler nasıl sayılacak, tanımsız ürünler ne olacak? Bu bilgiler net değilse sonuçlar şaşabilir. Sayım ekiplerinin önceden bilgilendirilmesi ve alanında uzman ekiplerle çalışmak saymın verimliliğini artırır.

Stok Sayım Merkezi, yıllarca kazandığı stok sayım tecrübesi ile sizin için sorunları ortadan kaldırır ve doğru sonuçları ortaya koyar.

3 – Demirbaşların Sayımdan Hariç Tutulması

Sayım sadece satılabilir ürünleri kapsamaz. Ancak burada asıl önemli kriter sayımın hagi ürünleri kapsayacağıdır. Bu bilgi sayım ekibi ile önceden paylaşılmalıdır. Böylece hata payı azalır, planlanan çalışmalar daha doğru sonuçlar verir. Örneğin bir giyim mağazası sadece mağaza bulunan ürünlerin stoklarını çıkarmak isterse yanlızca mağaza bulunan ürünleri saymak gereklidir. Mağaza sayımı hakkında bilgi almak isterseniz linki ziyaret etmeyi unutmayın.

Eğer sayımda masa, sandalye, cihazlar da kayıt altına alınacaksa sayım ekibine mutlaka bilgi verilmelidir. Demirbaş ve envanter sayımı ile tüm varlıklarınızı kontrol altında tutabilirsiniz.

4 – Tek Bir Kişinin Gözlemiyle Sayım Yapılması

Sayım çift kontrol prensibine göre yapılmalıdır. Tek bir kişinin not alması hata riskini artırır. İkili ekiplerle çapraz kontrol sağlamak daha doğru sonuç verir.
Ayrıca sayım ekibinin kullanılan sistemi biliyor olması ya da en azından barkod sistemlerinin çalışma prensibini biliyor olması sayımın kusursuz yapılmasını sağlar. Eğer güncel barkod yazılımlarını kullanıyorsanız saha ekibi çoğunlukla sistemi biliyordur. Ancak özel yazılım SAP sistemleri kullanıyorsanız bunu sayım ekibine mutlaka bildirmelisiniz.

5 – Stok Verilerinin Güncellenmemesi

Sayım sonrası ERP veya Excel verileri güncellenmiyorsa yapılan işlem boşa gider. Bu nedenle  sayım yapılacağı gün bilgi işlem departmanın da ulaşılabilir olması elzemdir. Gerçek zamanlı güncellemeler sağlanmalı, karşılaştırmalar yapılmalıdır. Herhangi bir hata dıurumunda sayım tekrarlanabilir. Bu oldukça olağan bir durumdur. Ancak sayım yapılacak işletmenin bilgi işlem departmanı ne kadar hazırlıklı olursa süreç o kadar kısa olur ve doğru sayım verilerine ulaşılır.

6 – Sayım Sonuçlarının Raporlanmaması

Ne kadar fark çıktı? Hangi ürünlerde ne kadar sapma var? Rapor olmadan hiçbir analiz yapılamaz. Sayım sonrası detaylı ve okunabilir raporların hazırlanması gerekir.
Bu veriler hemm sayım yapan ekibin hem de bilgi işlem departmanın ortaklaşa çalışması ile ortaya çıkar.

Bu Hataları Yapmamak İçin Ne Yapmalı?

Alanında uzman bir stok sayım ekibi ile çalışmak, bu 6 hatadan korunmanın en etkili yoludur. Stok Sayım Merkezi olarak, barkodlu ve barkodsuz sistemlerle profesyonel sayım hizmeti sunuyoruz. Sizde stoklarınızın güvenle ve hızla sayılması için desteğe ihtiyaç duyuyorsanız bizden şimdi teklif alın.